기존 팩스 시스템은 아날로그 송수신 방식으로 각 기기에 간단한 로그 기록만 남기 때문에 보안성이 낮았으며 특히 은행과 같이 수 백대, 수 천대의 팩스 기기를 사용하는 환경에서는 누가 어디로 무엇을 보냈는지 확인하기가 어려웠다.
이와 같은 단순 조회 형태는 업무처리에 있어 번거로울 뿐 아니라 개인 정보가 포함된 파일을 별도로 관리하기가 어려워 보안에 취약하다는 지적을 받아왔다.
이러한 단점을 보완하기 위해 외환은행과 한국HP는 '팩스 보안 시스템'을 공동 개발하기에 합의했고 이번 새롭게 개발된 팩스보안 시스템은 모든 송신 팩스 내용을 시스템에서 자동 판독해 개인정보가 포함된 팩스를 보안담당자를 통해 승인하도록 구현돼 안전성을 극대화 했다.
예를 들어 송신된 모든 팩스는 우선 이미지화된 후 서버를 통해 텍스트 문서로 자동 전환되며 데이터 판독을 통해 개인정보 등이 들어있는 문서는 별도로 필터링 된다.
이 뿐만 아니라 주민등록번호와 계좌번호 등 개인정보가 들어있는 팩스의 검색 또한 가능해져 개인 정보포함 파일에 대한 특별 관리가 더욱 용이해졌다.
이번 '팩스 보안 시스템'의 또 다른 특징은 사용자 인증 절차를 거친 후에 팩스 송신이 가능하도록 구성되었다는 것. 또한 팩스의 발신자 기록은 모두 저장되기 때문에 기업은 보다 안전하게 팩스의 송수신을 관리할 수 있다.