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거의 모든 기업에서 구성원들이 일상적으로 부딪치는 문제를 꼽으라면 매일같이 열리는 ‘회의’다.
업무를 효율적으로 처리하기 위해 여는게 회의지만 하루에 여는 회의가 지나치게 많아지다보면 정작 업무를 처리할 시간이 없어져 오히려 제대로 업무를 처리하지 못하는 일이 비일비재하기 때문이다.
회의를 업무를 좀더 효과적으로 처리하기 위한 수단으로 존재하는 것인데 회의가 업무에 지장을 주는 앞뒤가 뒤바뀌는 경우를 수없이 겪게 된다는 것.
1일(현지시간) 미국 경제 전문매체 잉크에 따르면 ‘마케팅 전략의 귀재’, ‘IT 업계의 전설’로 통했던 스티브 잡스는 이미 고인이 됐지만 그가 경제계에 남긴 피가되고 살이되는 위대한 유산 가운데는 골치아픈 회의 문제를 해결하는 방법도 있어 새삼 주목을 받고 있다.
잉크가 정리한 ‘스티브 잡스 방식의 효과적으로 회의 여는 방법’ 3가지를 소개한다. 그러나 그 내용은 뜻밖으로 간단한 것이어서 그의 통찰력이 오히려 간단치 않음을 역설적으로 드러낸다는 지적이다.
1. 참석자는 적을수록 좋다(3~5명)
직장생활을 해본 사람이라면 대개의 경우 단박에 고개를 끄덕일 방법이다. 스티브 잡스도 이 대목을 놓치지 않았다.
더 중요한 것은 잡스가 밝힌 그렇게 해야 하는 이유다. 회의에 참석하는 인원이 많아질수록 회의의 생산성은 정반대로 떨어질 수 밖에 없다는 것.
많은 인원이 참석한 가운데 여러 가지 목소리를 내면 그만큼 회의 분위기는 중구난방으로 흐를 가능성이 커지고 이렇게 되면 생산적인 결과를 도출하기 어렵다는 얘기다.
잡스가 살아 있을 때 버락 오바마 대통령이 마련한 IT 업계 관련 행사에 초청을 받았으나 단칼에 거절한 일화는 유명하다. 잡스가 당당하게 밝힌 거절 이유는 참석 인원이 너무 많다는 것이었다.
회의 참석자를 정할 경우에도 대략 정하는 것이 아니라 참석 대상자들이 각각 어떤 업무를 책임지고 있는지와 어떤 역할을 맡고 있는지를 정확히 확인한 뒤에 정하는 것이 중요하다는게 잡스의 조언이다. 회의에 참석하지 않아도 무방한 사람이라면 굳이 참석시킬 필요 없이 과감히 배제하라는게 상책이라는 소리다.
2. 회의 안건은 적을수록 좋다(3건 이하)
회의 안건도 회의의 생산성을 좌우한다는게 잡스의 생각이다. 예컨대 3건 이하로 줄여 다뤄야 효율적인 회의가 가능하다는 것.
잡스가 그렇게 조언하는 이유는 집중도의 문제 때문이다. 안건이 3건 이상으로 늘어나면 안건과 관련이 없는 이야기가 나올 가능성이, 삼천포로 빠지는 이야기도 많이 나올 가능성이 커진다는 뜻이다.
한 자리에서 감당하기 버거운 수준으로 많은 안건에 묻혀 회의를 진행하고 난 결과는 허비한 시간 대비 별로 없을 것이라는게 잡스의 지적이다.
3. 회의 시간은 짧을수록 좋다(30분 이내)
길게 회의를 해야 회의 내용도 그만큼 충실할 것이라는 생각을 하기 쉽다. 그러나 잡스의 생각은 달랐다.
잡스의 주관적인 견해만도 아니다. 회의 시간이 길수록 시간 낭비로 흐르는 경우가 흔하다는게 과학자들이 그동안 연구를 벌여온 결과 얻은 결론이기 때문.
잉크는 “과학자들에 따르면 인간이 한 자리에서 집중할 수 있는 범위는 금붕어의 작은 눈만큼이나 좁고 회의 시간이 길어질수록 정신적으로 버티는 능력도 별로 크지 않다는 것”이라고 전했다.
회의 시간을 30분 이내로 과감히 줄이고 꼭 필요한 안건만 쪼개 논의하는 것만으로도 그 회의는 충분히 생산적이 될 수 있다는게 잡스의 조언이다.
미국 재계 지도자 가운데서는 세계 최대 소셜미디어 페이스북에서 최고운영책임자(COO)를 맡고 있는 셰릴 샌드버그가 길게 회의하지 않는 것으로 유명하다. 그가 주재하는 회의는 대개의 경우 10분을 넘기지 않는다고 한다.
잉크는 “더 나아가 회의를 여는 행위 자체도 다시 생각해볼 문제”라면서 “무턱대고 회의부터 여는 것보다는 정말 이 회의가 필요한 것인지를 따져보는 것이 중요하다”고 지적했다. 꼭 필요한 회의가 아니라는 판단이 들면 과감히 회의를 열지 말라는 얘기다.
이혜영 글로벌이코노믹 기자 rock@g-enews.com
