동서발전, AI로 전자문서 배부 자동화…'인공지능(AI) 프렌즈’ 대상

한국동서발전이 인공지능(AI)을 활용해 사내 전자문서 배부와 정보기술(IT) 업무 요청 처리 과정을 자동화한다. 문서 내용을 일일이 확인해 담당 부서를 지정하던 기존 방식에서 벗어나 AI가 업무 성격을 분석하고 적합한 담당자를 찾아주는 시스템을 도입하는 것이다.

한국동서발전은 기후에너지환경부가 주관한 ‘기후AI프렌즈’ 공모전에서 ‘AI 기반 업무자동화’ 부문 대상을 받았다고 5일 밝혔다. 시상식은 전날 서울 포스트타워에서 열렸다.

수상작은 동서발전 ‘기후동행’팀이 개발한 지능형 업무배분 시스템 ‘AI 내비게이터’다. 외부에서 접수되는 전자문서와 임직원의 각종 업무 요청을 AI가 분석해 처리할 담당 부서와 담당자를 자동으로 연결하는 것이 핵심이다.

시스템은 크게 전자문서 자동 배부와 IT 서비스 자동 연결 기능으로 구성된다.
전자문서 자동 배부 기능은 외부 기관 등에서 들어온 문서의 내용을 AI가 분석해 소관 부서를 찾아 배정한다. 기존에는 담당자가 문서 내용을 확인한 뒤 업무 관련 부서를 판단해 전달해야 했다. 이 과정에서 담당 부서를 잘못 지정하거나 문서가 부서 사이를 오가면서 처리가 지연되는 문제가 발생할 수 있었다.

AI 내비게이터는 문서의 주요 내용과 업무 성격을 바탕으로 담당 부서를 분류해 이런 수작업을 줄이도록 설계됐다.

IT 서비스 자동 연결 기능은 임직원이 정보기술 관련 지원을 요청하면 내용을 분석해 적합한 사내 서비스와 담당자를 안내한다. 요청자가 담당 부서나 서비스 창구를 직접 찾아야 하는 번거로움을 줄이고, 접수 이후 처리 과정에서 발생하는 혼선도 최소화한다는 구상이다.

동서발전은 이번 공모전에서 검증한 시스템을 오는 12월부터 전사에 도입할 계획이다. 도입 이후 전자문서 배부에 걸리는 시간을 기존보다 90% 단축하고 담당 부서 오배부와 부서 간 문서 반려 건수도 90% 이상 줄이는 것을 목표로 잡았다.

이번 시스템 도입은 단순한 문서 분류 자동화를 넘어 반복적인 행정업무에 투입되는 인력을 줄이고 조직의 업무 처리 구조를 개선하는 데 의미가 있다는 평거다. 문서 접수와 담당자 연결에 소요되는 시간을 줄이면 직원들이 정책 검토와 사업 관리 등 보다 전문적인 업무에 집중할 수 있다는 게 동서발전의 설명이다.
권명호 동서발전 사장은 "기후에너지환경부의 정책 방향에 발맞춰 인공지능을 업무 전반에 활용해 일하는 방식을 개선하고, 공공부문 업무혁신을 선도해 나가겠다"고 말했다.


이진성 글로벌이코노믹 기자 herojin@g-enews.com