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조직생활을 하는 누구나 피할 수 없는 일 중 하나는 '회의'다. 한 취업포털 '커리어'의 조사에 의하면(2012년, 직장인 543명 대상 조사) 직장인들은 일주일에 평균 3.2회 회의에 참석하는데, 효율성은 5점 만점에 2.8점에 그쳤다. 회의가 비효율적이라고 생각하는 이유는 '결론은 없고 시간만 낭비하기 때문에'(47%), '항상 결론은 상사가 결정하기 때문'(26.5%), '불필요한 회의'(14.6%), '의견을 내는 사람만 내기 때문'(7.3%)인 것으로 조사되었다.
수 없이 회의를 하지만 한 번도 배워본 적 없는 회의 스킬, 그렇게 조직의 회의는 회의 리더의 '개인기'에 의존하며 많은 경우 비효율적으로 진행돼 왔다. 어쩌면 우리는 바람직한 회의가 어떤 모습인지 본 적이 없기 때문에 상상할 수 없고 개선할 방법도 못 찾는 것일지 모른다.
지난 10여 년간 효과적인 회의 스킬이 '퍼실리테이션(facilitation)'이라는 이름으로 국내에 전파되어왔는데, 구체적으로 '참석자 모두 의견을 개진하고 의사결정에 효과적으로 참여하도록 회의 프로세스를 설계하고 진행하는 일'이라고 설명할 수 있다.
최근 가장 기억에 남는 회의는 어느 S공단의 임원 워크숍이다. 새로 부임한 이사장은 변화와 혁신을 주문했고, 임원 및 부서장들은 임기 3년인 이사장의 요구가 크게 와 닿지 않았다. 이사장 주재의 회의는 그럭저럭 진행이 되었지만 돌아서면 일은 진척되지 않았다. 변화를 이끌어 갈 임원진과 부서장들이 변화와 혁신의 필요성에 공감하고 스스로 움직일 수 있는 동력과 실천과제가 필요했다.
그리하여 1박2일로 기획된 워크숍의 하이라이트는 혁신에 대한 찬반 토론이었다. 적절한 워밍업을 거쳐 마음이 많이 열린 참석자들은 정말 솔직하게 혁신에 대한 불편한 마음과 반대의견을 꺼내 놓았고, 한 쪽에서는 그럼에도 불구하고 변화하고 혁신해야 하는 이유에 대해 피력했다. 솔직한 토론이 가능하게 한 퍼실리테이션 스킬에 대해서는 여러분의 상상에 맡기겠다.
결과는 어떻게 됐을까. 혁신에 찬성했던 사람들은 물론 반대했던 사람들도 '그래, 여전히 썩 달갑지는 않지만, 혁신이 필요하고 내가 임원으로서 조직의 구성원으로서 더 이상 반대하거나 저항할 일은 아니'라고 큰 숨 한 번 쉬고는 흔쾌히 입장을 바꿨다.
우리는 대체로 무엇이 옳은지 알고 있다. 누구에게나 선한 의지가 있으며 그 의지를 믿고 모두가 공감할 수 있는 방식으로 논의의 장을 열어주면, 누군가 오해의 소지가 있는 발언을 했을 때 발언자의 원래 의도를 전체에게 잘 전달해 주면, 가장 염려하는 것이 무엇인지 말해주면 그것을 악용하지 않을 것이며 모두가 함께 좋은 접점을 찾을 수 있다고 독려해주면 대체로 사람들은 대승적 관점에서 옳은 결정을 내리게 된다. 이것이 퍼실리테이션의 기술이고 철학이다.
누구나 바라는 소통, 그러나 말처럼 쉽지 않은 소통. 우리는 소통 방법을 학습하는 데 얼마나 투자하고 있는가. 당신의 조직에도 '손석희'가, 곳곳에 필요하다. 회의 중 불필요한 갈등과 시간 허비를 줄일 수 있는 역량을, 기계 부품이 된 것 같은 의욕상실이 아닌 의사결정 참여자로서의 보람과 활력을 구성원들에게 허하라!
주현희 링크컨설팅 대표(국제공인퍼실리테이터)
