회의를 잘 이끄는 리더는 다양한 회의 상황에 유연하게 대응합니다. 난처할 수 있는 상황에서도 최선의 선택과 행동으로 자칫하면 길을 잃을 수 있는 회의의 방향을 바로잡습니다. 리더가 가장 많이 마주하는 난처한 회의 상황에서 탁월한 리더는 회의를 어떻게 이끌까요?
첫째, 탁월한 리더는 이런 상황에서 참여자들이 ‘문제’보다 ‘해결’에 집중하도록 방향을 전환합니다. “어떻게”를 활용합니다. “어떻게 하면 ○○○를 할 수 있을까요?”라는 해결을 위한 초점 질문을 계속해서 던집니다. 탁월한 리더는 또 플러싱(Plussing)기법을 활용합니다. 참여자들이 무분별한 비판을 하지 않도록, 대안이 담기지 않은 비판은 지양하도록 이끕니다. 계속해서 의견에 건설적인 의견이 더해지는 구조를 만듭니다.
둘째, 의견에서 사람을 분리합니다. 회의에서 나오는 의견에는 꼭 누구의 의견인지 꼬리표가 따라붙습니다. 참여자들은 꼬리표를 계속해서 의식하게 됩니다. 선입견을 가지게 되거나, 상대방을 의식해 쉽게 발언하지 못합니다. 이때 탁월한 리더는 참여자들이 발언자보다 발언에 집중할 수 있도록 합니다. 의도적으로 사람을 지칭하는 표현을 제외합니다. “○○○님의 의견에 대해서 어떻게 생각하시나요?”라고 질문하기보다 “○○○해야 한다는 의견에 대해서 어떻게 생각하시나요?”라고 질문합니다.
셋째, 마지막에 말하는 연습을 합니다. 아이디어를 논의하는 단계에서 리더의 의견은 항상 마지막이 되어야 합니다. 리더가 먼저 말을 뱉은 순간 그 의견은 회의가 지속되는 동안 계속해서 영향력을 끼칩니다. 구성원은 솔직한 자신의 의견을 발언하기 어렵게 됩니다.
그다음 회의 상황은 구성원들이 말하는 것이 답답할 때입니다. 회의를 하다 보면 대화가 답답할 때가 있습니다. 질문을 던져도 아무도 대답하지 않기 때문입니다. 의견을 요청해도 아무도 발언하지 않으면 지목 질문을 많이 하게 됩니다. 지목 질문을 저격형 질문(Rifle-shot Question)이라고 합니다. 공격적인 질문임을 나타냅니다. 지목당한 구성원은 당황하게 되고 설익은 답변을 하게 됩니다. 그 옆에 앉은 구성원은 자신의 차례가 언제 올지 노심초사합니다.
탁월한 리더는 지목해서 질문하지 않고 전체에게 질문합니다. 전체 질문 후에 발언이 없다면, 먼저 개인별로 작성하도록 요청합니다. 그 이후 다시 전체에게 질문합니다. 그래도 발언하지 않는다면 먼저 옆 사람과 대화를 나누게 합니다. 먼저 각 구성원이 자신의 생각을 정리해서 종이 위에 올려놓게 만들고, 옆 사람의 대화를 통해 입 밖으로 꺼내 놓게 만드는 것입니다. 그다음 전체에게 질문을 던진다면 대화가 더 원활하게 진행될 수 있습니다.
이와 같이 회의에서 난처한 상황을 마주했을 때 리더로서 현명하게 대처하는 여러 가지 방법이 있습니다. 내가 이끄는 회의가 더 탁월해질 수 있도록 탁월한 리더가 되어 보는 것은 어떨까요?
제임스 홍 플랜비디자인 컨설턴트